Để có kinh nghiệm địa điểm tổ chức sự kiện trọng đại nào đó chưa bao giờ là điều dễ dàng. Chính vì vậy cần có những bước hướng dẫn giúp cho sự kiện do bạn tổ chức được diễn ra suôn sẻ.

Khi bắt đầu, hẳn ai cũng phải đối mặt với hàng nghìn câu hỏi và một vài sự thử thách. Vậy nên cần có chiến lược giúp bạn chuẩn bị chu đáo cho việc chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện với công cụ 5W1H quen thuộc đối với các chuyên gia kế hoạch. 5W bao gồm: ai, cái gì, khi nào, tại sao, ở đâu và như thế nào.

Why (Tại sao): Mục đích và kỳ vọng

Để chuẩn bị chu đáo cho địa điểm tổ chức tiệc cưới, bạn cần phải tạo nên viễn cảnh và đạt mục tiêu mà mình mong muốn. Từ đó, bạn sẽ giữ sự tập trung thông qua các quy trình kế hoạch và dễ dàng định dạng cho sự kiện theo ý mình. Nếu như có mục đích rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng khiến cho việc chuẩn bị của mình thành công hơn cả sự mong đợi.

Who (Ai): Nhà cung ứng, người tham dự

Trong phần này, lập kế hoạch và tiến hành không phải là chủ yếu. Bạn cần nghĩ thêm về những người tham dự, ai sẽ được mời đến sự kiện. Nhưng quan trọng nhất chính là bạn dự định lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có uy tín nào cho sự kiện.

What (Cái gì): Hình thức sự kiện và thương hiệu

Ở phần này, bạn cần bắt tay vào việc trang trí, quy trình này bao gồm 2 khía cạnh: quyết định xem bạn mong muốn kiểu sự kiện nào và cách phát triển thương hiệu của mình.

When (Khi nào): Ngày giờ, lịch trình kế hoạch

Đối với kiểu sự kiện được tổ chức thường xuyên, bạn nên cho chỉ ra rằng khi nào nó được tổ chức. Nếu vẫn chưa, thì bước tiếp theo bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và làm thế nào để tổ chức nó thường xuyên.

How (Như thế nào): Ngân sách, nhà tài trợ

Tiếp theo hãy nghĩ đến những yếu tố để giúp bạn tổ chức được sự kiện, bao gồm ngân sách và các nhà tài trợ. Quản lý tài chính và có được tài trợ có vẻ như khá là khó khăn, tuy nhiên, chỉ cần một chút sự quản lý và kỷ luật thì bạn sẽ thành công trong việc thực hiện.

Where (Ở nơi nào): Địa điểm tổ chức sự kiện 

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng kế hoạch của bạn đã có đủ mọi thứ cần thiết như trang trí, giải trí, thức ăn, hình chụp hoặc bất cứ thứ gì khác mà bạn mong muốn. Đừng quên chạy chương trình marketing trước khi sự kiện được bắt đầu để mọi người biết đến nhé.

Nếu như bạn muốn chuẩn bị sự kiện quan trọng một cách chu đáo và tỉ mỉ thì bên cạnh việc mời một chuyên gia tổ chức chuyên nghiệp, bạn cũng có thể tự mình thiết kế, lên kế hoạch sự kiện theo đúng chiến lược sao cho mang đến trải nghiệm thành công nhất.