Tổ chức sự kiện là một hoạt động đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp. Đây là hoạt động giúp thu hút truyền thông và là công cụ để thực hiện các hoạt động tiếp thị một cách hiệu quả. Đối với những công ty, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện thì đây là một điều khó khăn. Tuy nhiên, trong bài viết sau đây, địa điểm tổ chức sự kiện Riverside sẽ giới thiệu đến bạn những bước cơ bản để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và tạo nên tiếng vang cho công ty.

Quy trình tổ chức sự kiện

Bất kỳ một hoạt động nào cũng cần có quy trình rõ ràng để không bị chồng chéo công việc và không thiếu sót ở bất kỳ danh mục nào. Vì vậy, sau quá trình đúc kết kinh nghiệm, chúng tôi đưa ra một quy trình gồm các bước cơ bản như sau:

Giai đoạn đầu

• Xác định chủ đề sự kiện
• Lên ý tưởng cho sự kiện
• Phân chia nhân sự cho từng hạng mục

Giai đoạn thực hiện

• Chuẩn bị, dàn dựng 
• Tiến hành sự kiện

Giai đoạn sau sự kiện

• Kết thúc sự kiện
• Lượng giá chương trình

Cách tổ chức sự kiện thành công

Để tổ chức một sự kiện thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, các bước cần được thực hiện một cách rõ ràng, kỹ lưỡng. Dưới đây là những điều nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý

Địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức event đóng vai trò rất quan trọng để tạo nên một chương trình thành công. Vì vậy, sau khi có thời gian và chủ đề cho sự kiện, bạn cần quyết định địa điểm phù hợp. Một số lưu ý khi chọn địa điểm để tổ chức sự kiện cần quan tâm là vị trí phù hợp, có hỗ trợ những thiết bị kỹ thuật và âm thanh ánh sáng đầy đủ. Tốt nhất nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan để tránh xảy ra những sự cố hoặc việc phải thay đổi địa điểm vào phút cuối.

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Gửi thư mời

Thư mời cần được gửi trước cho khách hàng trước một tuần, đây là thời điểm phù hợp không quá sớm cũng không quá muộn để khách mời có thể sắp xếp thời gian và công việc. Thư mời cần có đầy đủ nội dung cần thiết như: chủ đề, thời gian, địa điểm, có những khách mời nổi tiếng nào,… Thư mời cũng cần sự chỉnh chu để khách mời cảm thấy được sự chu đáo của doanh nghiệp. Trước thời gian diễn ra sự kiện, ban tổ chức cần nhắc lại để khách mời không quên.

Lên kế hoạch và theo sát kế hoạch

Việc thực hiện kế hoạch đề ra cần đảm bảo theo sát tiến độ, các bước, từng hạng mục của từng cá nhân. Cần tạo checklist công việc để không bị thiếu sót và dẫn đến những điều không mong muốn. Bước thực hiện có thể sẽ có những thay đổi so với ban đầu, tuy nhiên cũng cần bám sát kế hoạch để đi đúng định hướng, mục tiêu ban đầu đặt ra.

Lên kế hoạch dự phòng

Trong bất kỳ sự kiện nào cũng xảy ra những tình huống bất ngờ. Vì vậy, việc thiết lập một kế để dự phòng cho những rủi ro là điều cần thiết để đảm bảo mọi tiết mục của sự kiện được mạch lạc. Đồng thời, người tổ chức sự kiện sẽ yên tâm hơn trước mọi tình huống.

Quản lý ngân sách

Dự chi ngân sách trước khi bắt đầu thực hiện kế hoạch sẽ giúp bạn chi tiêu hợp lý và tránh trường hợp vượt ngân sách cho phép. Sau khi đã chuẩn bị các bước hậu kỳ cần có báo giá cụ thể để mọi thứ được minh bạch, rõ ràng và tránh phát sinh những chi phí không cần thiết. Người tổ chức sự kiện cần biết cách đo lường, giới hạn ngân sách của mình thông qua việc thương lượng giá cả với các đơn vị phân phối. Điều này sẽ giúp bạn tránh rủi ro khi thực hiện một sự kiện dù lớn hay nhỏ.

Để tổ chức một sự kiện thành công cần rất nhiều khâu và nhiều nhân sự. Người điều phối cần lên kế hoạch một cách chi tiết và theo sát tiến độ để đảm bảo mọi thứ được diễn ra suôn sẻ. Những lưu ý trên của địa điểm tổ chức sự kiện Riverside hy vọng sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn trước khi bắt tay thực hiện một sự kiện cho công ty, doanh nghiệp của mình. Chúc bạn sẽ thành công với kế hoạch của mình.