Các doanh nghiệp đang chuẩn bị tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng thì việc đầu tiên là lên ý tưởng, kế hoạch cho buổi tiệc. Và thiệp mời gửi đến khách hàng đến dự buổi tiệc phải thật sang trọng, đẹp mắt để gây ấn tượng đầu tiên trong lòng khách mời đến tham dự. Vậy thiết kế thiệp mời như thế nào để gây ấn tượng, bài biết sau đây được Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM tư vấn cho bạn thiết kế mẫu thiệp mời chuẩn và gây ấn tượng.

Thiết kế thiệp mời theo “chủ đề”

Các doanh nghiệp hiện nay thường có xu hướng tổ chức tiệc tri ân khách hàng theo một chủ đề riêng như Wechoice Awards, The Oscar Night,… khi đó các hạng mục thiết kế trong sự kiện bao gồm poster, backdrop, thư mời, quà tặng,… cần phải được thiết kế thống nhất theo chủ đề.

Theo trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM thì một mẫu thư mời dự tiệc tri ân khách hàng theo thiết kế chủ đề chương trình sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp của buổi tiệc và để lại ấn tượng sâu đậm hơn về sự kiện trong tâm trí khách mời.

Thiết kế màu sắc của thư mời tri ân

Nếu buổi tiệc mang tính chất sang trọng thì hầu hết các thiệp tri ân đều lấy màu chủ đạo là xanh dương hoặc đen, các chi tiết điểm nhấn trên tấm thiệp có thể là vàng đồng hoặc màu ánh kim để nhấn nhá thêm sự sang trọng.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng thường sử dụng màu sắc logo hay màu chủ đạo của doanh nghiệp để thiết kế thư mời tiệc tri ân nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu.

Hình ảnh minh họa trên thiệp mời hội nghị khách hàng

Hình ảnh thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng cần có sự liên quan và phù hợp với ý nghĩa của buổi tiệc. Lời khuyên của Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM là bạn nên chọn thể hiện trên tấm thiệp các chi tiết như: Biểu tượng của sự kiện, sản phẩm/dịch vụ của công ty, hình ảnh khách mời (dành cho khách mời VIP, quan trọng,…), logo hay hình ảnh của công ty,…

Nội dung thư mời

Nội dung thư mời dự tiệc tri ân bao gồm 3 phần: Lời mời tham dự hội nghị tri ân, thông tin bắt buộc và thông tin không bắt buộc (nếu có).

Nội dung lời mời tham dự tri ân khách hàng

Cần nêu rõ người được mời kèm theo chức doanh hoặc doanh nghiệp nào đó. Sử dụng văn phong lịch sự, trang trọng, ngôn từ dễ hiểu, tránh dùng những từ tối nghĩa hoặc đa nghĩa dễ gây những hiểu lầm không đáng có.

Thông tin bắt buộc

• Nếu bạn đang muốn tìm một thông tin trong mẫu thư mời chuẩn thì đừng bỏ qua những thông tin sau trong quá trình lên ý tưởng, thiết kế.
• Tên công ty
• Tiêu đề
• Tên khách mời
• Mục đích
• Thời gian
• Địa điểm tổ chức
• Các thời gian diễn ra chương trình

Thông tin bổ sung

Đây là một số lưu ý cho khách mời đến tham dự buổi tiệc nhằm đem đến cho buổi tiệc sự chỉn chu (không bắt buộc).

• Bản đồ hướng dẫn đến địa điểm tổ chức
• Số ghế ngồi của khách mời
• Quy định trang phục tham dự

Kích thước mẫu thư mời dự tiệc chi tri ân khách hàng

Không có một quy chuẩn nào cho kích thước của mẫu thư mời tri ân khách hàng. Tuy nhiên, giống như phần lớn các loại thư mời dự tiệc khác, các mẫu thư mời hội nghị khách hàng thường được thiết kế nhỏ gọn, vừa vặn khi cầm trên tay.

Để thuận tiện và tiết kiệm chi phí trong quá trình in ấn, nhà hàng hội nghị TPHCM đưa ra một số kích thước thiết kế mẫu thiệp mời hội nghị để của các nhà in để các doanh nghiệp tham khảo đưa ra sự lựa chọn: 15x20cm, 10x20cm, 7x15cm.

Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM đã đưa ra hướng dẫn hoàn chỉnh cho các doanh nghiệp trong việc thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng. Đây là một buổi tiệc quan trọng do đó việc chỉn chu trong từng giai đoạn đặc biệt là khâu đầu tiên gửi thiệp đến tay khách mời. Vậy nên có thể thấy rằng một mẫu thiệp trang trọng, lịch sự và hoàn chỉnh sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp ban đầu của khách mời đối với các doanh nghiệp.

Cuối cùng, với đội ngũ nhân viên đầy kinh nghiệm và những gói khuyến mãi, ưu đãi cho các doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị tại Gala Center, mong rằng sẽ là điểm lựa chọn và được phục vụ các doanh nghiệp trong các buổi hội nghị tiếp theo.