Các công việc trong hội nghị:

Vào ngày diễn ra hội nghị, ban tổ chức sẽ tiến hành kiểm tra việc cung ứng các dịch vụ đồng thời theo dõi, quan sát toàn bộ quá trình diễn ra hội nghị để có biện pháp xử lý kịp thời khi có những tình huống phát sinh; đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ như kế hoạch. Nhân viên của công ty sẽ phối hợp với nhân viên của bên cho thuê địa điểm để đón tiếp và chỉ dẫn và phục vụ khách. Đặc biệt là những đối tượng khách VIP thì cần phải có kịch bản đón tiếp và phục vụ riêng, chú ý từng chi tiết nhỏ nhất như thảm trải lối đi, hoa, biểu ngữ và thành phần tham gia đón tiếp đối tượng khách này. Việc bố trí chỗ ngồi và giới thiệu họ trong hội nghị cũng cần được quan tâm, làm sao thể hiện được tầm quan trọng và vị thế của họ.

Nhân viên của công ty phải kiểm tra trước và theo dõi sát sao mọi dịch vụ

cung cấp trong hội nghị theo mảng công việc mà mình phụ trách và phối hợp một cách nhịp nhàng với các thành viên khác trong nhóm của mình và với nhân viên của bên cho thuê địa điểm. Hệ thống các công việc trong tổ chức hội nghị như quân bài Domino, chỉ cần một quân bị đổ là cả hệ thống sẽ đổ theo vì vậy mọi người phải có tinh thần đồng đội cao đồng thời phải linh hoạt xử lý những tình huống phát sinh, tránh để chúng ảnh hưởng đến toàn bộ hội nghị.

Các công việc sau hội nghị:

Sau khi hội nghị kết thúc, ban tổ chức tiến hành phát phiếu trưng cầu ý kiến khách hàng ( phụ lục 06 ), tiến hành việc thanh toán. Sau khi đã hoàn tất việc thanh toán với nhà cung cấp và với chủ sự kiện, công ty lưu giữ toàn bộ thông tin về khách hàng vào file quản lý khách hàng nhằm phục vụ cho hoạt động chăm sóc khách hàng và các hoạt động marketing. Việc gửi thư cảm ơn tới khách hàng sẽ được tiến hành ngay sau khi hội nghị kết thúc. Đặc biệt, công ty nên thường xuyên liên hệ với khách hàng bằng việc gửi thiệp hay điện hoa chúc mừng vào những dịp lễ tết, dịp kỷ niệm thành lập của tổng công ty. Nếu khách hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ trong hội nghị thì công ty phải phối hợp với nhà cung cấp để giải quyết vấn đề này và thực hiện một số biện pháp giải quyết như đã nêu ở mục các hoạt động chăm sóc khách hàng trên.

.