Địa điểm tổ chức được coi là vấn đề tiên quyết mỗi khi lên kế hoạch cho sự kiện của công ty bạn. Vì vậy, có rất nhiều vấn đề mà bạn cần cân nhắc mỗi khi lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Vậy hãy lấy giấy bút ra và ghi lại những câu hỏi cần thiết dưới đây để có được một không gian tổ chức tiệc lý tưởng và khiến quan khách hài lòng.

Sau đây là  điều cần biết khi thuê một địa điểm tổ chức sự kiện:

Nhiệm vụ đầu tiên

• Ghi lại thông tin liên hệ, số điện thoại, địa chỉ của người phụ trách quản lý cho thuê địa điểm
• Hãy kiểm tra xem địa điểm đó có còn trống vào thời gian bạn tổ chức sự kiện không

Khi đến địa điểm tổ chức sự kiện

• Tìm hiểu xem giao thông tại địa điểm có thuận lợi cho khách mời tham dự không? Địa điểm gần bến tàu,xe, máy bay, ngã 4, đường lớn, trung tâm thu hút sẽ thuận tiện với người tham dự.
• Tìm hiểu về việc bố trí sự kiện như có thể tự trang trí khán phòng hội nghị hay không? Có thang chuyên dụng chở đồ hay không?
• Tìm hiểu giao thông xung quanh địa điểm có hay bị tắc nghẽn không, khoảng thời gian tắc đường vào lúc nào và kéo dài trong bao lâu.
• Nếu có khách mời là những người đi công tác tại tỉnh khác, hãy xem địa điểm không có chỗ nghỉ ngơi không? Nếu không, bạn cần tìm hiểu thêm những khách sạn, nhà nghỉ xung quanh khu vực sự kiện để tiện cho việc di chuyển của khách mời một cách thuận tiện nhất.

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với sự kiện của công ty

Đánh giá tổng quan địa điểm

• Địa điểm có phù hợp với style sự kiện của bạn? Nếu bạn cần tổ chức một hội nghị về thời trang, bạn nên chọn một địa điểm sang trọng và thời thượng.
• Tìm những điểm độc đáo ( cả bên trong lẫn bên ngoài địa điểm tổ chức) để có thể kết hợp với ý tưởng dàn dựng của bạn.
• Hãy đánh giá một các tổng thể từ vị trí, hình thức, vệ sinh… tại trung tâm hội nghị và so sánh với các địa điểm khác.

Đánh giá tổng quan và xem xét địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Lựa chọn khán phòng phù hợp

• Ghi lại những phòng, khu vực phù hợp để tổ chức sự kiện của bạn. Hãy xem xét layout tổng thể, chức năng, màu sắc … của khán phòng.
• Nếu bạn có những thiết bị hay đồ trang trí cỡ lớn, hãy kiểm tra chiều cao trần nhà, chiều rộng cửa ra vào, để có thể mang đồ trang trí nguyên vẹn vào trong.
• Hãy xem xét sức chứa tối đa của địa điểm bao gồm cả có bàn ghế được kê theo kiểu nào… hay không có. Hãy dựa vào lượng khách mời và lựa chọn một khán phòng phù hợp.
• Xem xét kỹ cách bố trí của căn phòng nếu như nó có các cột trụ, sẽ ngăn cản tầm nhìn của người tham dự hay có những khu vực có hình dạng bất thường gây cản trở hoạt động.
• Hỏi về cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm cần cho sự kiện của bạn như các thiết bị âm thanh ánh sáng, sàn sân khấu, các đồ vật trang trí trong phòng, bàn ghế, nguồn điện, những thiết bị,…. Ngoài ra, hãy hỏi xem những dịch vụ, dụng cụ nào bạn được sử dụng miễn phí khi thuê địa điểm (máy chiếu, màn chiếu, giấy bút …)

Lựa chọn khán phòng phù hợp

Lưu ý những hoạt động không được phép

• Cần lưu ý các hoạt động mà trung tâm không cho phép như đặt tiệc ở ngoài, tự nấu nướng trong khán phòng, sử dụng rượu tự mang vào,…
• Có cho mang thú nuôi vào không? Nếu không có, có thể gửi thú nuôi ở đâu.

Nếu sự kiện của bạn cần dịch vụ đặt tiệc

• Thực đơn và các món ăn phục vụ tại nhà hàng là gì? Giá cả ra sao?
• Khu bếp có đảm bảo tiêu chuẩn và nguyên liệu từ đâu?
• Phòng ăn sẽ sử dụng chung với phòng hội nghị hay được tách riêng?
• Tối đa, nhà hàng có thể phục vụ được bao nhiêu suất ăn trong cùng một lúc?
• Vị trí của bếp có gần phòng ăn trong sự kiện hay không?

Lựa chọn thực đơn và những món ăn ngon hợp khẩu vị của khách tham dự

Dịch vụ giải trí tại trung tâm hội nghị

• Tại đây, cung cấp dịch vụ giải trí nào cho khách hàng?
• Có những sự kiện gì có thể tổ chức cho khách  mời
• Chi phí thuê
• Phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện, bao gồm cả thời gian nhân sự chuẩn bị.
• Dịch vụ kèm theo tính phí như dịch vụ gửi xe, nhân viên phục vụ
• Chi phí đãi tiệc

Đây chính là những bí kiếp, cũng như vũ khí tối thượng để giúp bạn lựa chọn được một trung tâm tổ chức sự kiện phù hợp.

Địa điểm tổ chức sự kiện được nhiều người yêu thích

Để tìm một địa điểm tổ chức phù hợp, bạn cần xác định tiệc mà công ty mình tổ chức là tiệc gì, có thể phát triển theo những phong cách nào. Từ đó, có thể lựa chọn cho mình những địa điểm phù hợp.

Địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TP.HCM Riverside Palace là trung tâm với kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm với cơ sở vật chất và thiết bị tân tiến, đảm bảo cung cấp cho khách hàng đầy đủ thiết bị phục vụ sự kiện. Ngoài ra, trung tâm còn có nhiều dịch vụ hỗ trợ nhân viên công ty như: dịch vụ cho trang trí khán phòng, dịch vụ phục vụ hội nghị, đãi tiệc,… nhận được nhiều đánh giá tốt và có nhiều khách hàng tin tưởng.

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm thuê địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện