Tổ chức hội nghị là một trong những hình thức gặp mặt giữa khách hàng, đối tác, nhân viên với quý lãnh đạo công ty. Chính vì thế, ngoài việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị thì việc lên ý tưởng cũng tạo nên sự đau đầu cho cho người làm Marketing. Hãy tham khảo bài viết này nhằm đảm bảo những ý tưởng và kế hoạch của bạn sẽ trở nên thành công và hoàn chỉnh hơn nhé!

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp

Trước khi chuẩn bị những kế hoạch khác, bạn cần lên ý tưởng cho một địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp với chủ đề của buổi lễ. Ví dụ như nếu là một buổi hội nghị nhằm củng cố nhân viên công ty hãy lựa chọn những trung tâm hội nghị sang trọng. Mặt khác, các buổi tiệc gặp mặt nhỏ có thể tổ chức ở nhà hàng, quán cà phê. 

Cần lên ý tưởng cho một địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp

Bên cạnh đó, việc nhanh chóng hoàn tất việc cho thuê mượn địa điểm tổ chức cũng rất cần thiết. Người tổ chức hãy nên đặt cọc ngay từ đầu để tránh hết chỗ thích hợp. Khi ký kết hợp đồng cũng cần lưu ý những điều khoản để đề phòng những trường hợp không may xảy ra.

Chốt ý kiến trước khi hoàn thành kế hoạch 

Hạn chế hết mức những thay đổi kế hoạch là điều cần thiết. Để tránh điều này, bạn cần dành nhiều thời gian cho những kế hoạch cụ thể và chi tiết. Ngoài ra, các chi phí phát sinh, thay đổi giữa bên tổ chức và dịch vụ tổ chức, … sẽ làm phát sinh thêm nhiều vấn đề xoay quanh hơn nữa.  Hãy tham khảo thật nhiều ý kiến và phát biểu của đồng nghiệp và người cùng tổ chức để có một chương trình tốt nhất. Nếu có một chút thay đổi nhỏ, bạn sẽ phải bỏ nhiều thời gian hơn dự kiến để hội nghị suôn sẻ hơn.

Hãy lên kế hoạch cụ thể trước khi bắt tay vào công việc

Dành nhiều thời gian với thư mời

Buổi hội nghị là một buổi lễ có thời gian khá dài, nội dung chính là bàn về công việc nên rất dễ trở nên nhàm chán với khách mời. Chính vì thế việc tạo ấn tượng đầu tiên cho khách mời là điều quan trọng. Hãy tạo cho bản thân những thiết kế đẹp nhất có thể.

Thư mời bao gồm những nội dung như sau:

• Người gửi
• Người nhận
• Tóm tắt nội dung hội nghị
• Địa điểm tổ chức
• Thời gian tổ chức
• Những lưu ý quan trọng

Theo dõi tiến độ bằng công nghệ

Đối với những việc tổ chức hội nghị thì cần theo dõi tiến độ công việc cùng đội nhóm của bạn bằng cách sử dụng Google Sheet:

• Lưu trữ các thông tin cần thiết
• Lên list các công việc
• Thời gian hoàn thiện
• Người đảm nhận công việc
• Độ ưu tiên của công việc
• Chi phí dự tính
• Chi phí phát sinh có thể xảy ra

Chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất

Những yếu tố nhỏ như thói quen, văn hóa, phong tục tập quán, … sẽ là những điều nhỏ góp phần quyết định sự thành công của sự kiện của bạn. Chính vì thế hãy chắc chắc chắn mọi vấn đề trung hòa được với các khách mời.

Luôn có phương án dự phòng 

Cuộc đời không nói trước điều gì. Chính vì thế các bạn cần phải chuẩn bị sẵn sàng các phương án dự phòng để đối phó những trường hợp bất trắc. Bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng nhân viên hướng dẫn, nhân viên y tế, nhân viên kỹ thuật, … để đảm bảo tốt sự kiện.

Chuẩn bị sẵn sàng những kế hoạch dự phòng

Tổ chức sự kiện phù hợp với chi phí có được

Có rất nhiều người đã từng gặp phải sai sót về tiền bạc khi tổ chức. Họ thường vượt mức chi phí trung bình khi tổ chức sự kiện. Các tốt nhất để khắc phục vấn đề này là hãy xây dựng sự kiện theo khả năng tài chính cho phép. Hãy lên những con số cụ thể và cố gắng thực hiện tiêu xài ít nhất có thể nhằm tiết kiệm được tiền.

Mang khách hàng đến gần hơn với sự kiện

Dù là buổi hội thảo như thế nào cũng cần chắc chắn số lượng người nhận được thông tin và xác nhận sự hiện diện của họ vào ngày lễ quan trọng. Bạn có thể gọi điện xác nhận với từng khách mời để nhận được hiệu quả cao nhất. Cũng đừng bỏ quên lời cảm ơn và giữ liên lạc với khách nhằm tạo sự nhiệt tình, lịch sự và tận tình đến khách mời.

Tổng kết

Nhìn chung, tổ chức một buổi hội nghị cần rất nhiều lưu ý để phát triển nên bạn hãy chắc chắn không bỏ lỡ một chi tiết nhỏ nào nhé! Tìm được một địa điểm tổ chức hội nghị thành công sẽ là bước đầu hoàn thiện sự kiện.

Xem thêm: Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị