Các công ty/ doanh nghiệp thường hay tổ chức các buổi hội nghị, với nhiều mục đích khác nhau. Vì đây là một sự kiện quan trọng, nên các công ty/ doanh nghiệp luôn cố gắng chuẩn bị đầy đủ tất cả các hạng mục để mang đến sự thành công cho buổi lễ. Tuy nhiên vẫn có một số người gặp thất bại khi tổ chức các buổi hội nghị, do mắc một số lỗi như không tìm được nhà hàng khách sạn hay trung tâm hội nghị uy tín và chuyên nghiệp, mắc lỗi khi xây dựng chương trình, tên chủ đề không thú vị và nhiều yếu tố khác. Vậy làm thế nào để làm nên một hội nghị chuẩn nhất? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết cách xây dựng một buổi hội nghị thành công nhé!

Xác định được chủ đề cho hội nghị

Điều đầu tiên để làm nên một hội nghị thành công chính là chọn được một đề tài phù hợp cho buổi hội nghị đó. Có thể nói, chủ đề chương trình là cơ sở để bạn có thể lên một kế hoạch hoàn chỉnh và bạn sẽ dễ dàng thực hiện theo các bước trong kế hoạch đó hơn. Thêm vào đó, việc xác định được chủ đề cũng sẽ giúp bạn nắm rõ được motip của chương trình và sẽ tránh được những sai lầm như lạc đề chẳng hạn. 

Một hội nghị thành công là nhờ vào chủ đề của chương trình

Vậy nên, các công ty/ doanh nghiệp nếu muốn hội nghị của mình thành công ngay từ bước đầu tiên thì hãy xác định được một chủ đề cụ thể và rõ ràng. Nếu bạn đang đau đầu khi không tìm được chủ đề cho hội nghị khách hàng, thì đây là một số chủ đề thú vị và mới lạ mà bạn có thể sử dụng như Vươn mình ra biển lớn, X nam – Cảm ơn vì cùng đồng hành, X năm, một hành trình phục vụ,….

Xây dựng kế hoạch cho chương trình

Một yếu tố góp phần làm nên sự thành công cho hội nghị mà các công ty/doanh nghiệp không nên bỏ quên, đó là xây dựng một kế hoạch chạy chương trình thật chi tiết. Khi lên kế hoạch cho chương trình, các bạn cần phải thể hiện được những yếu tố cần thiết. Đầu tiên là xác định mục tiêu của chương trình, việc này sẽ giúp bạn chọn được đối tượng khách mời tham gia đỡ vất vả hơn. Tiếp theo là xây dựng nội dung phù hợp, bám sát theo chủ đề đã chọn ban đầu. Sau đó, bạn cần phải xây dựng một ngân sách phù hợp, các bạn cần ước lượng phải chi bao nhiêu tiền cho mỗi hạng mục như địa điểm tổ chức, thực đơn, trang trí,…Và cuối cùng là viết một kịch bản chi tiết và có những phương án hoặc kế hoạch dự trù nhằm đối phó với các rủi ro có thể xảy ra. 

Lập ra một kế hoạch với các hạng mục cần thiết sẽ tránh được các rủi ro không đáng có

Nếu cảm thấy khó khăn với việc lên kế hoạch thì bạn thể liên hệ với đội ngũ nhân viên tại trung tâm hội nghị hay nhà hàng khách sạn để nhận sự giúp đỡ. Họ sẽ giúp bạn chuẩn bị mọi thứ hoàn chỉnh và đảm bảo sẽ không có sai sót gì xảy ra.

Tìm địa điểm tổ chức

Khi đã có một bản kế hoạnh hoàn chỉnh, các bạn cần phải chọn một địa điểm để tổ chức. Các bạn nên nhớ rằng, một buổi hội nghị thành công không thể không nhắc đến địa điểm tổ chức, vì nếu không lựa chọn cẩn thận, không khí của buổi tiệc sẽ trầm xuống, khách mời khó chịu, dẫn đến một buổi hội nghị thất bại hoàn toàn. Các công ty/ doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn khi tìm kiếm một nơi hoàn hảo, có thể là trung tâm hội nghị, nhà hàng khách sạn hay quán cà phê, hội trường công ty. 

Một trong những sảnh tiệc của trung tâm hội nghị 5 sao Riverside Palace

Điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô của hội nghị, nếu số lượng lớn, hãy chọn những địa điểm có không gian thoáng đãng, mát mẻ, không mang đến cảm giác ngột ngạt và khó chịu cho khách mời như trung tâm tổ chức hội nghị hay nhà hàng khách sạn. Và ngược lại, nếu quy nhỏ, quán cà phê hay hội trường ở công ty sẽ thích hợp hơn vì không khí của buổi tiệc sẽ không bị loãng. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chú ý đến các dịch vụ kèm theo tại địa điểm này như thực đơn, trang trí và những ưu đãi khác.

Xem thêm: Trung tâm tổ chức hội nghị lý tưởng cho các doanh nghiệp và công ty

Lời kết

Với những bước cơ bản bên trên, bạn đã có thể xây dựng một buổi hội nghị hoàn hảo, khiến khách mời ấn tượng. Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức hội nghị hoặc các sự kiện khác, thì đừng bỏ qua trung tâm hội nghị Riverside Palace. Đây là nơi sẽ góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện bởi dịch vụ chuyên nghiệp và uy tín bậc nhất Sài Gòn.