Bất kỳ một sự kiện, hoạt động giải trí, thương mại nào thì yếu tố chi phí luôn được các doanh nghiệp, công ty quan tâm hàng đầu. Quy mô càng lớn thì chi phí càng cao, nếu không cẩn thận sẽ bạn sẽ gây ra những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc lập bảng ngân sách cho việc tổ chức buổi hội nghị, sự kiện công ty là rất cần thiết. Cùng theo dõi để không phải mắc sai lầm nhé!

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức hội thảo thông thường là những phòng họp, phòng hội thảo. Điều đó đồng nghĩa là diện tích, không gian rộng rãi, đảm bảo đủ chỗ cho khách mời. Thông thường, các công ty doanh nghiệp sẽ tổ chức hội thảo ở ngay trong trụ sở cơ quan của mình. Nhưng nếu với số lượng khách mời đông và quy mô của buổi hội thảo khá lớn; thì các công ty, doanh nghiệp sẽ tìm đến đại lý phân phối bất động sản. Như vậy, chi phí đầu tiên mà các công ty cần lưu ý đó là chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo.

Tuy nhiên cũng nên xem xét, nghiên cứu và tìm hiểu kỹ trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức hội thảo sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu về mặt hình thức là chứa đủ được lượng khách mời, có đầy đủ trang thiết bị. Vừa đáp ứng nhu cầu về mặt kinh tế là tiết kiệm chi phí ở mức tối ưu nhất; để công ty có thể sử dụng ngân sách vào việc khác cho buổi hội thảo thêm thành công.

Chi phí thuê nhân sự

Bên cạnh những nhân sự của công ty hỗ trợ trong công tác chuẩn bị và thực hiện chương trình thì nhân tố khác đến từ bên ngoài. Đó có thể là diễn giả, MC hay những người phục vụ giải trí (ca sĩ, diễn viên hài hay nhóm nhảy,…). 

Với một buổi hội nghị đơn giản thì chi phí này không cần thiết lắm vì bạn có thể tận dụng những nhân viên công ty đảm nhiệm. Với hội nghị có tính chất trịnh trọng và tính chuyên môn cao thì nên có diễn giả tham gia để tăng sự uy tín. Dựa vào lĩnh vực và chủ đề mà công ty, doanh nghiệp tổ chức buổi hội thảo mà có thể lựa chọn mời những diễn giả nổi tiếng, có kỹ năng, chuyên môn sâu về lĩnh vực đó để thuyết trình trước mọi người trong buổi hội thảo với những kiến thức, suy nghĩ đúng đắn.  

Một MC chuyên nghiệp để dẫn dắt và kết nối mọi người với nhau. Họ sẽ là những người kiểm soát, điều khiển thời lượng chương trình theo đúng kịch bản, thời gian cụ thể. Và tùy thuộc vào tính chất buổi hội nghị mà nên có hoặc không những hoạt động giải trí. Bạn có thể thuê một hay hai ca sĩ nghiệp dư góp vui cũng không thành vấn đề. 

Ngoài ra, cũng có nhiều công ty, doanh nghiệp muốn lưu giữ lại khoảnh khắc quan trọng. Nên sẽ thuê thêm đội ngũ thợ quay phim, chụp ảnh; để ghi lại những hình ảnh trong buổi hội nghị khách hàng.

Các chi phí kèm theo

Chi phí thuê trang thiết bị

Thông thường việc thuê địa điểm tổ chức sẽ đi kèm hệ thống ánh sáng, âm thanh trong hội trường. Tuy nhiên, với nhiều hội nghị, hội thảo thì cần chuẩn bị nhiều hơn thế để bố trí, thiết kế cho phù hợp với concept của hội nghị. Vì thế, có thể bạn sẽ thuê thêm bên ngoài khi nơi tổ chức chẳng thể đủ những trang thiết bị đó. Và khoản chi phí này cũng sẽ được xếp vào ngân sách cần chuẩn bị. 

Chi phí tiệc trà

Khi tổ chức, các công ty phải lưu ý, quan tâm và chăm sóc đến bộ phận khách mời. Vì đó là thành phần vô cùng quan trọng của buổi hội thảo. Tiệc trà là một yêu cầu cần có cho các công ty, doanh nghiệp khi tổ chức buổi hội thảo. Chi phí tiệc trà cũng sẽ không phải là quá cao. Tuy nhiên các công ty cũng nên lưu ý chi tiêu sao cho hợp lý. Nên lựa chọn những loại đồ ăn thức uống ngon, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Đảm bảo an toàn vệ sinh để tạo được ấn tượng tốt trong lòng các khách mời.

Trên đây là một số điều cần thiết trong chi phí tổ chức hội thảo mà các công ty, doanh nghiệp cần lưu ý để tổ chức được một buổi hội thảo thành công nhất. Gala Center hân hạnh đồng hành cùng quý khách hàng trong sự kiện này!