Tìm được một địa điểm ưng ý để tổ chức hội nghị là điều không hề dễ và việc này đang ngày càng được những chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp quan tâm.

Chọn lựa địa điểm phù hợp để tổ chức hội nghị

Một sự kiện diễn ra thành công hay thất bại, phụ thuộc phần lớn vào địa điểm mà bạn lựa chọn để tổ chức sự kiện đó. Chẳng hạn nếu bạn chọn một nơi quá xa hay không thuộc trung tâm TPHCM, nó sẽ cản trở sự tham dự của phần lớn khách mời và làm cho sự kiện của bạn thất bại.

Trước khi tổ chức ra một sự kiện hay một hội nghị, hội thảo nào đó, hãy tiến hành một đánh giá sơ bộ về số lượng khách tham dự, từ đó lấy thông tin của họ và xác lập nên một địa điểm phù hợp nhất. Lưu ý, quan sát và tìm hiểu từ trước là hai việc làm không bao giờ thừa để bạn tìm được một địa điểm ưng ý.

Khi đã có được danh sách của những trung tâm tổ chức sự kiện có địa điểm phù hợp với phần đông khách mời, hãy tiến hành kiểm tra chi tiết của mỗi trung tâm đó, để tính toán xem diện tích bên trong sảnh có phù hợp với số lượng khách mời hay không, vì quá rộng hay quá nhỏ đều ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện. Chưa kể, nếu trung tâm tổ chức hội nghị/hội thảo đó có diện tích quá nhỏ thì hẳn là không thể chứa được số lượng khách mời bạn cần, còn nếu quá lớn thì gây ra sự lãng phí không cần thiết.

Đối tượng khách mời tham dự vào sự kiện

Nếu khách mời là những nhân vật lớn, sang trọng thì địa điểm diễn ra hội nghị nhất định phải là những nơi đẳng cấp, chẳng hạn như các resort hay khách sạn, nhà hàng cao cấp trong thành phố. Còn nếu sự kiện diễn ra dành cho trẻ em thì bạn có thể chọn những trung tâm tổ chức ờ gần khu vực công viên, khu giải trí, vì nó sẽ vô tình thu hút được đối tượng những người tham dự. Nghĩa là, hãy nắm chắc thông tin và tính chất của các đối tượng sẽ tham gia vào hội nghị mà bạn tổ chức. Đây cũng chính là một trong những yếu tố giúp bạn thành công trong quá trình tổ chức sự kiện.

Thông tin về địa điểm tổ chức hội nghị

Đối với yếu tố này, bạn nên chủ động tham khảo ý kiến của những người đã từng tổ chức sự kiện, hội nghị tại nơi mà bạn dự định diễn ra chương trình, để nắm rõ chất lượng dịch vụ, hệ thống cơ sở vật chất và hạ tầng, tính chuyên nghiệp và cả giá cả để tổ chức nên một sự kiện. Tìm hiểu trước những thông tin đó giúp bạn dễ dàng hơn trong khâu tính toán, chuẩn bị cho buổi hội nghị, từ đó có thể dự trù sơ bộ kinh phí và nắm rõ các điều kiện làm hợp đồng với nơi tổ chức sự kiện, tránh những phiền phức hay các phát sinh không đáng có xảy ra trong và sau khi tổ chức sự kiện tại trung tâm đó.

Ngoài ra, hãy chú ý kĩ lưỡng đến từng vấn đề tưởng chừng nhỏ nhưng cũng có thể khiến bạn phải đau đầu như chỗ để xe cho các khách mời, an ninh khu vực,…