Địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của chương trình đó. Do đó, việc lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp, đáp ứng được mục tiêu và tối ưu cao nhất sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện khi “chạy” chương trình. Dưới đây là một số lưu ý cụ thể giúp bạn chọn được địa điểm tổ chức event “chuẩn” nhất.

1. Thuận tiện trong việc di chuyển

Vị trí diễn ra chương trình không những thuận tiện cho ban tổ chức mà còn cần thuận lợi cho khách mời di chuyển. Vị trí trung tâm thành phố thường có giá thuê cao. Tuy nhiên, nếu ngân sách có hạn thì bạn có thể tìm kiểm địa điểm ở trên mặt đường lớn, dễ tìm, giao thông không quá tắc nghẽn để suôn sẻ với tất cả mọi người.

Bạn nên tiến hành khảo sát trước đường đi và những phương tiện di chuyển chính trong quá trình tìm hiểu địa điểm tổ chức sự kiện.

Đáng lưu ý là khi sự kiện diễn ra trong nhiều ngày, bạn nên chọn nơi tổ chức gần với các dịch vụ lưu trú, ăn uống để người tham gia có thể thuận lợi trong việc tìm kiếm và lựa chọn.

2. Diện tích rộng rãi, không gian thoáng mát

Tùy thuộc vào quy mô, số lượng người tham gia, góp mặt trong sự kiện mà việc lựa chọn sảnh nên đáp ứng đủ diện tích, không gian tổ chức nên rộng rãi, thoáng mát để không quá bị bí bách.

Chưa kể, dựa vào kế hoạch của sự kiện để có thể tìm kiếm địa điểm phù hợp, có thể tổ chức các hoạt động trong chương trình một cách trơn tru, thuận lợi trong khâu set up, chuẩn bị, di chuyển đồ đạc.

Ngoài ra, yếu tố không gian tổ chức (chiều cao của trần nhà) cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của âm thanh và ánh sáng. Vì vậy, bạn nên khảo sát kĩ càng trước khi kí kết vào văn bản hợp đồng cho thuê.

3. Các dịch vụ đi kèm tiện nghi

Ngoài hai yếu tố nêu trên, những dịch vụ đi kèm cũng góp phần chi phối trong quá trình diễn ra sự kiện. Ví dụ như trang thiết bị về âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED, mạng Internet.

Một số yếu tố khác bạn cần lưu tâm như là dịch vụ ăn uống nhẹ. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khách mời. Từ hương vị món ăn đến thái độ phục vụ của nhân viên.

4. Chi phí các hạng mục có giá thích hợp

Ông bà đã có câu “tiền nào của ấy”. Do đó, chi phí của bạn bỏ ra cho sự kiện cần tỉ lệ thuận với những dịch vụ mà địa điểm tổ chức mang lại.

Vậy nên, để vừa có giá phù hợp và có được nhiều ưu đãi, bạn nên dành thời gian trước ngày diễn ra sự kiện tìm hiểu và tham khảo giá. Tranh thủ tiến hành càng sớm bạn sẽ tra khảo giá kỹ mà không bị hớ. Bạn có thể tìm kiếm thông qua nền tảng booking với những mức giá ưu đãi để đưa ra mức giá cuối cùng. Và một điều chắc chắn là cam kết của hai bên nên rõ ràng và chặt chẽ.

5. Đảm bảo tính an toàn

Tổ chức sự kiện dù ở trong phạm vi quy mô lớn hay nhỏ thì vẫn thuộc vào phạm vị tập trung đông người. Vì vậy, bạn cần trang bị thêm những điều kiện khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Ví dụ như công tác phòng chống cháy nổ, lối thoát hiểm, cách sơ tán số đông khi có sự cố.

Bên cạnh đó, khảo sát xem địa điểm có gần với trung tâm y tế, bệnh viện, đồn công an, ủy ban phường không để phòng chống những trường hợp có xảy ra tai nạn không như ý muốn khi chương trình diễn ra. An toàn vẫn luôn là yếu tố cần phải đặt lên hàng đầu để không có điều gì đáng tiếc nào xảy ra. Có như vậy, bạn vừa có thể quản lý được rủi ro, vừa giúp sự kiện của mình diễn ra suôn sẻ và thành công nhất.

Xem thêm:

>>> Dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín tại TP. HCM

>>> Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về 5 yếu tố chính để tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm để chọn được địa điểm tổ chức tốt nhất. Chúc bạn thành công!