Một sự kiện muốn diễn ra một cách hoàn chỉnh và suôn sẻ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện ấy là việc lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Cần quan tâm đến những tiêu chí gì khi quyết định lựa chọn một địa điểm tạo nên sự kiện hoàn hảo, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé.

Vị trí thuận lợi

Trước khi quyết định lựa chọn một trung tâm tổ chức sự kiện, bạn nên quan tâm đến vị trí của địa điểm đó có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Những vị khách của bạn có thể đến đó một cách dễ dàng hay không? Chọn một nơi trung tâm thành phố hoặc một địa điểm cố giao thông thuận lợi sẽ giúp những khách mời của bạn không quá vất vả trong quá trình di chuyển. Bạn nên đến địa điểm vào thời gian bạn dự kiến tổ chức sự kiện để khảo sát tình hình giao thông vào thời điểm ấy như thế nào để chắc chắn rằng mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất.

Không gian rộng rãi và đáp ứng tốt yêu cầu sự kiện

Một không gian sảnh tiệc, hành lang đáp ứng được số lượng khách mời dự kiến là điều cần quan tâm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Để làm được điều đó, bạn cần lên danh sách số lượng khách mời và những hoạt động trong sự kiện để tìm một địa điểm đáp ứng được điều đó. Sẽ thật khó chịu nếu như một địa điểm quá chật và khách mời cảm thấy ngột ngạt, khó khăn trong việc di chuyển. Hay một không gian quá rộng khiến bạn lãng phí ngân sách của công ty.

Khi khảo sát địa điểm bạn cũng nên quan tâm đến việc bố trí và sắp xếp không gian, chỗ ngồi có phù hợp với yêu cầu của sự kiện bạn sắp tổ chức hay không. Nếu sự kiện của bạn cần không gian để tổ chức những hoạt động khác thì sẽ sắp xếp như thế nào? Vì vậy, việc khảo sát không gian trước khi tổ chức sự kiện là điều rất quan trọng để sự kiện không gặp phải những rắc rối không đáng có.

Thiết bị công nghệ và âm thanh

Một yếu tố cần thiết để sự kiện được thành công đó là hệ thống âm thanh, ánh sáng và những trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho những bài thuyết trình, phát biểu trước khách mời. Người thuyết trình sẽ tự tin hơn nếu được sự hỗ trợ tốt từ những thiết bị như máy chiếu, màn hình LED, micro,… để bài diễn thuyết được mạch lạc. Nếu hệ thống âm thanh có sự cố sẽ gây ảnh hưởng đến sự tập trung của khách mời và không đảm bảo chất lượng của sự kiện

Tiệc ăn nhẹ (Tea Break)

Những món ăn nhẹ và đồ uống trong sự kiện sẽ giúp khách mời lấy lại tinh thần và năng lượng một cách nhanh chóng. Vì vậy, đừng bỏ qua yếu tố này, bạn nên liên hệ với địa điểm sắp tổ chức sự kiện để chuẩn bị đồ ăn nhẹ như bánh ngọt, thức ăn nhanh sao cho phù hợp với số lượng khách mời dự kiến. Hiện nay, tại các trung tâm tổ chức sự kiện có sẵn các menu với thức ăn đa dạng để bạn lựa chọn mà không cần phải suy nghĩ quá nhiều về chúng. Liên hệ với nơi tổ chức để biết được những món ăn họ đang cung cấp cũng như để nhận được sự tư vấn phù hợp từ đội ngũ đã có kinh nghiệm.

Bãi giữ xe thuận tiện

Là một yếu tố tuy nhỏ nhưng cũng rất quan trọng trong việc lựa chọn một địa điểm cho sự kiện hoàn hảo. Làm hài lòng khách mời là điều mà những người tổ chức sự kiện quan tâm. Vì vậy, cần đảm bảo một khu vực giữ xe có thể đảm bảo các yếu tố như sự rộng rãi, an toàn và thuận tiện trong việc di chuyển đến địa điểm tổ chức sự kiện. Vì nếu bãi giữ xe quá xa khu vực tổ chức sẽ gây bất tiện cho khách mời trong và có những rắc rối không đáng có.

Chi phí hợp lý

Đây là điều mà bất cứ người tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm và đau đầu khi lên kế hoạch ngân sách cho sự kiện. Một địa điểm hoàn hảo cần đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng dịch vụ đồng thời giá cả phải hợp lý và phù hợp với ngân sách được đưa ra. Vì vậy, bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau để có cái nhìn tổng quan nhất và chọn một địa điểm phù hợp

Lời kết

Lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện quả là một điều không dễ dàng vì sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Vì vậy, nếu là một người chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì bạn nên liên hệ những địa điểm chuyên nghiệp, uy tín để khâu tổ chức không gặp phải quá nhiều khó khăn. Hy vọng sự kiện của bạn sẽ là một cách truyền thông tốt và tạo nên sự ấn tượng trong lòng khách mời.

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn tổ chức sự kiện