Trong thời điểm cuối năm thì các sự kiện như hội nghị, hội thảo tổng kết cuối năm đều được diễn ra vì thế mà quy trình thực hiện toàn bộ chương trình sẽ được ban tổ chức nắm rõ. Tuy nhiên để sự kiện được diễn ra thành công thì Trung tâm Hội nghị Gala Center sẽ đưa ra những lưu ý quan trọng dưới đây.

1. Xây dựng chủ đề cho buổi hội nghị 

Mỗi sự kiện diễn ra đều hướng đến một mục đích cụ thể, vì thế mà đối với buổi hội nghị tổng kết cuối năm của công ty thì bạn nên chuẩn bị một chủ đề thật rõ ràng để truyền tải thông điệp đến toàn thể người tham gia thông qua tên chương trình cho đến slogan, từ thiết kế chương trình đến màu sắc trang trí cần đồng bộ với nhau để thể hiện được hình ảnh thực tế giúp mọi người dễ dàng hình dung.

Xây dựng chủ để buổi hội nghị rõ ràng

Dù cho bạn tự tay thực hiện hay thuê bên thứ ba tổ chức thì việc xây dựng chủ đề chương trình từ ban đầu là  một điều bắt buộc để có được buổi hội nghị thành công, bởi vì chủ đề như là ánh đèn soi sáng của cả sự kiện, là trọng tâm để bạn phát triển và xây dựng kịch bản thực hiện về sau. 

2. Tập trung vào đối tượng tham gia để phát triển kịch bản 

Bất cứ sự kiện nào cũng cần được chuẩn bị chu đáo nhưng nếu không có nhiều người quan tâm, hưởng ứng thì sự kiện đó sẽ không được xem là thành công tốt đẹp.

Vì vậy để cho buổi hội nghị diễn ra thành công thì bạn cần tập trung vào việc phát triển nội dung, lấy khán giả (những người tham gia trong ngày hôm đó) làm trung tâm và tìm hiểu nhu cầu của họ. Bạn có thể tiến hành những cuộc khảo sát nhỏ để thu thập thông tin, sau đó hãy tìm kiếm những hoạt động thích hợp để đưa vào bản kế hoạch.

Tập trung vào khách mời để chuẩn bị hội nghị chu đáo

Tuy nhiên hiểu được đối tượng tham gia thôi là chưa đủ, bạn còn phải truyền thông và giới thiệu những điểm đặc sắc nhất trong chương trình đến công chúng. Mức độ quảng bá sự kiện sẽ tùy thuộc vào quy mô và mục đích, đó có thể là giới thiệu trên website hoặc fanpage của công ty thông qua hình thức gửi email hoặc có thể nhờ tới cơ quan báo chí.

Việc thu hút người tham gia đông đủ trong ngày diễn ra sự kiện sẽ cần nhiều thời gian và tốn chi phí. Do đó bạn nên thực hiện việc truyền thông ít nhất là 1 tháng và dự trù một khoản kinh phí cho các hạng mục in ấn như poster,…

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp 

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố cơ bản để sự kiện được diễn ra thành công, bởi một vị trí lợi thế sẽ thuận lợi trong công tác chuẩn bị và thực hiện đối với ban tổ chức, bên cạnh đó còn thuận lợi với đa số người tham gia khi di chuyển đến nơi diễn ra sự kiện.

Dưới đây là những yếu tố bạn cần lưu ý khi tham khảo địa điểm trước khi đưa ra quyết định lựa chọn. 

• Diện tích sảnh tổ chức có sức chứa rộng rãi phù hợp với số lượng người tham gia.
• Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị còn mới, đầy đủ tiện nghi.
• Hệ thống ánh sáng, âm thanh chất lượng
• Có chỗ đỗ xe rộng rãi cho ô tô và xe máy

Nên lựa chọn trung tâm hội nghị có sức chứa rộng rãi 

4. Phân chia thời gian thực hiện các hoạt động hợp lý 

Với bản kế hoạch đã xây dựng thì việc phân bố thời gian thực hiện các hoạt động khá là quan trọng, vì thế mà bạn nên chuẩn bị một timeline về các hạng mục trong buổi hội nghị, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và bám theo lịch để thực hiện mà không bỏ sót điều gì. Đối với thứ tự các công việc cần thực hiện thì bạn hãy sắp xếp dựa theo tính quan trọng của sự kiện. 

5. Thực đơn cho buổi hội nghị

Trong những buổi hội nghị thông thường sẽ diễn ra trong nhiều giờ thì ban tổ chức sẽ phải chuẩn bị thêm tiệc tea-break cho khách mời được thư giãn và nghỉ ngơi.

Lựa chọn thực đơn cho tiệc tea break

Với những chia sẻ của trung tâm hội nghị quận Tân Bình – Gala Center ở trên, hy vọng các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm khi tổ chức hội nghị. Bên cạnh đó, trung tâm hội nghị Gala Center rất hân hạnh khi có thể trở thành địa điểm tổ chức sự kiện cho các công ty, tập đoàn với chất lượng và dịch vụ tốt nhất.