Các buổi tiệc liên hoan, hội nghị thường niên hoặc cuối năm hiện nay được tổ chức rất nhiều với nhiều hình thức và quy mô khác nhau. Để hội nghị được diễn ra thành công tốt đẹp ngoài các khâu chuẩn bị về kịch bản, thời gian … thì việc lựa chọn được một địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp là điều rất quan trọng. Công việc này đòi hỏi phải khảo sát các trung tâm hội nghị ở khắp TP.HCM và tốn không ít thời gian. Nhằm đáp ứng nhu cầu tìm kiếm một nơi tổ chức hội nghị lý tưởng, bài viết này sẽ gợi ý những tiêu chí mà bạn cần biết để chọn được nơi phù hợp giúp buổi sự kiện của bạn diễn ra thành công.

Địa điểm tổ chức hội nghị cần phù hợp với một số tiêu chí nhất định

Tính chất và quy mô của hội nghị

Tính chất của buổi hội nghị

Tiêu chí đầu tiên mà bạn cần phải lưu tâm đó là tính chất của buổi hội nghị sắp diễn ra. Những loại sự kiện, hội thảo, hội nghị sẽ được tổ chức với những mục đích khác nhau vì thế mà địa điểm cũng sẽ phải tối ưu cho những sự kiện đó.

Đối với hội nghị ta sẽ có các loại hình như hội nghị tổng kết, hội nghị chuyên ngành, hội nghị hợp tác xúc tiến thương mại… bạn nên cân nhắc những địa điểm tổ chức có quy mô lớn, có được sự kín đáo, trang trọng nhất định.

Hội nghị thường diễn ra ở những nơi kín đáo, trang trọng

Quy mô của buổi hội nghị

Đối với quy mô của hội nghị, bạn phải xác định được số lượng khách mời để đảm bảo chất lượng cho hội nghị, hội thảo. Việc xác định được quy mô sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp, tránh tình trạng chật chội hoặc bị loãng vì hội trường, sảnh quá to hoặc quá nhỏ.

Xác định được số lượng khách mời là tiêu chí quan trọng cho buổi hội nghị

Các dịch vụ, tiện ích của địa điểm tổ chức hội nghị

Dịch vụ trang trí sảnh hội nghị

Việc sử dụng địa điểm tổ chức có các dịch vụ trọn gói từ trang trí theo yêu cầu bởi các đội ngũ có chuyên môn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như công sức trong việc trang hoàng cho buổi hội nghị và có thời gian để chuẩn bị những phần trọng yếu khác như kịch bản, chạy chương trình …

Các trang thiết bị chuyên dụng

Hãy lựa chọn những nơi có thể cung cấp cho bạn những thiết bị chuyên dụng cho buổi hội nghị có quy mô lớn như hệ thống âm thanh, màn hình, máy chiếu, dàn đèn … đây là những thiết bị quan trọng để phục vụ cho các buổi hội nghị, hội thảo, nhất là những hội nghị chuyên về học thuật.

Dịch vụ trang trí và cung cấp trang thiết bị cần thiết cho buổi hội nghị

Các tiêu chí khác

Ngoài những tiêu chí kể trên, còn một vài tiêu chí khác mà bạn cần lưu tâm để buổi hội nghị diễn ra trơn tru, mượt mà hơn như:

• Địa điểm sẽ thuận tiện cho việc đi lại, bạn nên ưu tiên chọn những nơi ở trung tâm thành phố.
• Bãi đậu xe ở nơi tổ chức nên có một diện tích đủ rộng để phù hợp với quy mô số lượng khách mời.
• Ngân sách cũng là tiêu chí bạn cần nghĩ đến, một địa điểm vừa phù hợp vừa tiết kiệm được một khoản chi phí là lựa chọn nên được ưu tiên.
• Ở những hội nghị có đãi thức ăn hãy ưu tiên chọn những trung tâm hội nghị và tiệc cưới uy tín để có một thực đơn bài bản và phù hợp.

Vị trí, bãi đỗ xe, thực đơn tiệc hội nghị là những tiêu chí cũng cần cân nhắc đến

Lời kết

Việc xem xét một số tiêu chí để có được một địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp là điều rất quan trọng. Qua những nội dung đã nêu ở trên, hy vọng sẽ giúp bạn có thêm thông tin về những tiêu chí cơ bản để lựa chọn được địa điểm phù hợp để hội nghị, hội thảo của bạn diễn ra thành công, tốt đẹp hơn.