Đám cưới là sự kiện trọng đại của cô dâu, chú rể và gia đình hai bên. Đó còn là dịp để người thân, họ hàng, bạn bè đến chung vui và chúc phúc cho cặp đôi. Tuy nhiên việc lên danh sách khách mời tưởng như dễ nhưng thực tế lại có nhiều khó khăn. Nếu không biết cách lập danh sách sẽ dẫn đến việc thiếu sót, cũng như mất cân bằng số lượng khách mời của hai bên gia đình.

Để giúp bạn đặt tiệc dễ dàng tại nhà hàng tiệc cưới, Riverside Palace – trung tâm hội nghị và tiệc cưới uy tín tại TPHCM sẽ bật mí tặng bạn cách lên danh sách khách mời đám cưới sao cho đầy đủ, nhanh chóng, đơn giản nhất. Cùng tìm hiểu ngay ở bài viết dưới đây nhé!

1. Chia nhỏ nhóm đối tượng khách mời

Mẹo giúp bạn lên danh sách khách mời đám cưới đơn giản, dễ dàng nhất chính là hãy chia nhỏ nhóm đối tượng mà bạn muốn mời. Đây là bước quan trọng đầu tiên mà bạn cần làm. Hãy phân các khách mời của bạn thành nhiều nhóm để tránh bị trùng lặp cũng như bỏ sót bất kì khách mời nào. Nhóm 1 là khách mời thân thiết như người thân, họ hàng, bạn bè thân thiết… Nhóm 2 là những người có quan hệ trực tiếp trong cuộc sống và công việc như bạn học, đồng nghiệp, đối tác…Nhóm 3 là những vị khách của ba mẹ cô dâu, chú rể. Và cuối cùng là nhóm khách ít liên lạc như hàng xóm, bạn học cũ,… 

Chia nhỏ nhóm đối tượng khách mời đám cưới để dễ theo dõi hơn

Để chi tiết hơn cũng như cân đối được lượng khách thì bạn có thể chia theo tỷ lệ phần trăm cho nhóm khác của mình. Tuy nhiên trước tiên bạn cần xem xét khả năng tài chính để dự trù tổng quát số người tới dự. Ví dụ với nhóm những người thân, gần gũi gắn bó lâu năm bạn có thể dành 50% trong thiệp mời đám cưới. Với những nhóm xã giao, không quen thân thì chiếm tỷ lệ tham dự khoảng 30-40%. Còn nếu ít liên hệ hơn thì phần trăm chỉ ở mức 10-20%. 

Cứ theo công thức đó sau khi liệt kê toàn bộ, bạn sẽ tính được số lượng tương đối những người cần mời. Tất nhiên, đây không phải con số chuẩn xác hoàn toàn. Nhưng nó giúp bạn và gia đình ước lượng chính xác hơn. Nên dùng excel để làm thay vì viết tay có thể bị nhầm lẫn nhé.

2. Phân bổ số lượng khách mời cho nhà trai, nhà gái rõ ràng

Để tránh những tranh cãi giữa hai bên gia đình thì bạn có thể phân bổ số lượng khách mời của nhà trai nhà gái sao cho hợp lý rõ ràng. Bởi hai bên gia đình đều tham gia vào việc lập kế hoạch đám cưới hoặc có đóng góp về tài chính nên quá trình lập danh sách sẽ phức tạp hơn. Cách lên danh sách khách mời đám cưới sao cho chuẩn xác đó là bạn tìm hiểu mong muốn về số khách mà ba mẹ muốn mời cũng như nêu lên dự trù của hai vợ chồng về tổng số khách có mặt trong đám cưới để thống nhất với nhau mà không mất lòng.

Nên phân bổ số lượng khách mời cho nhà trai, nhà gái rõ ràng

Thông thường, khách mời của cặp vợ chồng sẽ chiếm một nửa danh sách, còn lại mỗi bên gia đình ba mẹ sẽ là một phần tư khách mời. Ví dụ, một đám cưới dự định mời 400 khách thì 200 người sẽ là khách của vợ chồng, 100 người là khách của gia đình chú rể, 100 người còn lại của gia đình cô dâu. 

3. Thường xuyên cập nhật danh sách khách mời online

Có nhiều cách để bạn lên một danh sách khách mời đám cưới. Nhưng lời khuyên cho bạn đó chính là hãy tạo bản excel online trên google drive để mọi người có thể tiện theo dõi, và chỉnh sửa hàng ngày. Bạn có thể dùng các bộ lọc và các tính năng tuyệt vời trên excel để đánh dấu, lọc ra những khách mời đã đưa thiệp hay chưa, khách của cô dâu hay chú rể để không bỏ sót khách mời nào. Ngoài ra với những khách không đi hoặc khách bổ sung thêm sẽ được cập nhật trực tiếp trên file online tiện lợi. 

Cập nhật thường xuyên danh sách khách mời đám cưới để tránh bỏ sót

4. Lọc lại danh sách khách mời

Sau khi lên danh sách khách mời đám cưới cần kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo là bạn không mời sót ai. Nếu số lượng người tham dự vượt quá dự trù ngân sách ban đầu thì bạn nên tiến hành lọc lại danh sách. Để tránh mất lòng hoặc mời những người không nên thì bạn cân nhắn trả lời 6 câu hỏi sau:

Câu hỏi 1: Lần cuối nói chuyện là khi nào? 

Bạn có thể có nhiều mối quan hệ ngoài cuộc sống nhưng với sự kiện đám cưới mang tính chất cá nhân, thân mật thì không nên mời những người không thân thiết với bạn đến đám cưới. Nếu là bạn học cũ hãy xem lần cuối bạn gặp và nói chuyện với họ là khi nào. Nếu khoảng thời gian quá lâu thì có thể bỏ qua, tương tự như các nhóm khác mời khác. 

Câu hỏi 2: Bạn thường xuyên gặp họ không? 

Ngoại trừ trường hợp người thân gia đình, bạn bè thân thiết ở xa không có điều kiện gặp nhau thường xuyên thì với những mối quan hệ xã giao không thân, bạn có thể xem xét rằng hai bạn có hay gặp nhau hay không. Ví dụ việc cả hai ở chung thành phố nhưng gặp nhau quá ít thì có thể bạn không cần mời đến đám cưới.

Câu hỏi 3: Họ biết bạn sắp kết hôn không? 

Nhờ câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định mức độ quan trọng, thân thiết của những người gần gũi với bạn và gia đình. Với những người không thân họ sẽ không biết đến ngày cưới của bạn và bạn có thể xem xét là có mời hay không. 

Xác định mối quan hệ với khách mời để lọc danh sách chuẩn xác

Câu hỏi 4: Họ gặp bạn đời tương lai của bạn chưa? 

Câu hỏi này để xem mức độ quan tâm của họ với bạn. Trừ đối tác thì những người nhất định thì với những người bạn bè không thân lâu ngày không gặp, không có tin tức thì bạn có thể không mời.

Câu hỏi 5: Họ có liên quan gì đến cuộc sống bạn? 

Việc này quyết định xem có nên mời họ đến đám cưới. Với sự kiện mang tính cá nhân thân mật thì bạn nên xem xét mời những người có quan hệ với cuộc sống của mình.

Câu hỏi 6: Bạn có thấy khó chịu nếu không mời họ? 

Để xác định tầm quan trọng của khách mời, bạn hãy đặt câu hỏi rằng nếu bạn không mời họ, không có sự hiện diện của họ trong đám cưới của bạn, bạn cảm thấy như thế nào. Nếu bạn buồn, thiếu nghĩa là người đó bạn thực sự nên mời.

5. Hãy thực tế

Cách lên danh sách khách mời đám cưới hiệu quả, an toàn đó là thực tế với ngân sách. Dựa vào ngân sách bạn có thể chi cho đám cưới để dự trù số lượng khách mời. Việc mời nhiều khách vượt ngoài ngân sách chi tiêu của bạn cũng sẽ gây ra những mâu thuẫn không đáng giữa hai bên. Vì vậy tốt nhất là giữ danh sách khách mời ở con số an toàn. Nếu như ngân sách sau khi chi các khoản như đặt tiệc, chụp ảnh cưới…còn nhiều và hội trường còn thừa chỗ thì bạn hãy mời thêm sau. 

Với những gợi ý về cách lên danh sách khách mời mà nhà hàng tiệc cưới TPHCM Riverside Palace đưa ra trên đây, hy vọng các cặp đôi đã có thể biết cách lên danh sách khách mời đám cưới chính xác, nhanh chóng và dễ dàng. Chúc đôi bạn có một đám cưới ý nghĩa, tràn ngập niềm vui cùng người thân và bạn bè!