Tổ chức hội nghị, hội thảo là một sự kiện quan trọng, mang tính quyết định đến sự thăng tiến và phát triển của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức một hội nghị thành công và hiệu quả là tiêu chí đầu tiên để lựa chọn người tổ chức hoặc đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp. Để tổ chức thành công một buổi hội nghị ban tổ chức cần có sự chuẩn bị chu đáo và kỹ càng để tránh mọi rủi ro xảy ra trong quá trình thực hiện chương trình. Nếu bạn đang lo lắng không biết tổ chức như thế nào thì đã có nhà hàng tiệc cưới HCM giúp bạn tìm hiểu các bước để có được một hội nghị hoàn hảo.

Xin phép tổ chức hội nghị

Nếu bạn tổ chức một buổi hội thảo cấp trường, cấp công ty, nội bộ bạn chỉ cần có quyết định ký của ban giám hiệu hoặc ban giám đốc của công ty. Còn nếu là một buổi hội thảo, hội nghị cấp phường, quận hay cấp quốc gia thì bạn cần xin cấp phép ở các cơ quan có thẩm quyền. Việc xin cấp phép là việc rất quan trọng vì nó thể hiện sự tôn trọng đối với chính quyền địa phương. Vì thế bạn đừng nên bỏ qua bước này nhé!

Chuẩn bị tài liệu hội thảo

Hội nghị là một quá trình thảo luận để thống nhất về các vấn đề. Một buổi họp đương nhiên không thể nào thiếu những giấy tờ có liên quan để người họp có cái nhìn chính xác nhất về những vấn đề trong buổi họp. Do đó, bạn cần chuẩn bị đủ tài liệu theo số lượng người tham gia, tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự của buổi họp, logic và rõ ràng. Lưu ý, tài liệu không được làm nhăn để thể hiện được sự tôn trọng với người tham gia.

Làm việc trước với MC, diễn giả

Người chủ trì buổi họp đóng một vai trò rất quan trọng trong chương trình. Mặc dù không phải là người nắm toàn bộ nội dung cuộc họp nhưng sẽ là người dẫn dắt buổi họp sao cho logic và hợp lý nhất.

Trước khi buổi họp được diễn ra, ban tổ chức cần làm việc trước với diễn giả hoặc MC để thống nhất tất cả các hoạt động diễn ra trong chương trình để tránh việc mất thống nhất giữa người nói và người làm.

Chọn địa điểm phù hợp

Có thể nhà hàng tiệc cưới HCM Metropole là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp với tiêu chí của nhà hàng : “Thành công của bạn là thành công của chúng tôi”. Nhà hàng luôn đặt mình vào vị trí khách hàng, chia sẻ những mối quan tâm và đáp ứng tối ưu các yêu cầu khắt khe nhất. Ngoài ra, các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí có thể sử dụng phòng họp riêng của chính doanh nghiệp mình . Tuy nhiên địa điểm này sẽ không phù hợp với những buổi hội thảo lớn vì không thể đáp ứng được số lượng cũng như âm thanh tổ chức. 

Không gian của hội nghị với tông trắng đen thanh lịch

Không gian của hội nghị với tông đỏ, vàng đầy nhiệt huyết

Đồ ăn nhẹ phục vụ khách đến hội nghị

Truyền thông sự kiện

Ngay khi có kế hoạch tổ chức thì việc truyền thông nên được làm ngay lập tức. Một số buổi hội thảo mang tính chất công việc bắt buộc, người tham gia sẽ được nhận thông tin và chuẩn bị các tài liệu liên quan để sẵn sàng cho sự kiện. Tuy nhiên, để hội nghị mang tính chất linh hoạt hơn, bạn nên truyền thông rõ về mục đích và ý nghĩa của chương trình để giúp người tham gia thêm phần hào hứng và hiệu ứng của chương trình được lan tỏa tốt nhất.

Hy vọng sau khi tham khảo những bước trên mà Trung tâm hội nghị – tiệc cưới HCM đã gợi ý thì bạn có thể tự tin làm một hội nghị thành công rực rỡ và tốt đẹp.