Là một người làm kinh doanh, chắc chắn bạn đã quá quen thuộc với các sự kiện, hội nghị khách hàng. Đây là sự kiện thường niên do doanh nghiệp tổ chức nhằm kết nối và xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng, bên cạnh đó đây cũng là dịp để doanh nghiệp bày tỏ lòng tri ân của mình đến với sự ủng hộ của khách hàng và đối tác. Tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị luôn là lựa chọn hàng đầu của các chủ doanh nghiệp vì sự tiện lợi và chuyên nghiệp, sau đây sẽ là một vài lưu ý mà bạn không thể bỏ qua nếu đang có ý định tổ chức một buổi sự kiện khách hàng.

Lưu ý để tổ chức hội nghị khách hàng thành công

1. Tổ chức đón tiếp chu đáo

Phần đón tiếp trong bất kỳ một sự kiện nào luôn là phần vô cùng quan trọng, nó để lại ấn tượng ban đầu sâu sắc với người tham gia. Vì vậy, bạn phải chuẩn bị thật chu đáo cho phần đón tiếp này.

Tại các nhà hàng sẽ có đội lễ tân đón tiếp khách mời, tuy nhiên vẫn cần có ban đại diện công ty đứng ra chào hỏi khách mời tại vị trí cửa ra vào sảnh tiệc để thể hiện sự kính trọng với quan khách.

2. Lựa chọn trung tâm hội nghị uy tín với dịch vụ chuyên nghiệp

Việc lựa chọn nơi diễn ra hội nghị chiếm 50% yếu tố thành công của sự kiện, một trung tâm chuyên về tổ chức hội nghị được đánh giá cao sẽ mang lại những trải nghiệm tốt cho người tham gia.

Với những sự kiện có tính chất quan trọng như hội nghị đối tác lớn, hội nghị tri ân khách hàng cuối năm, các doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá giữa nhiều đơn vị thực hiện khác nhau để đưa ra quyết định chính xác nhất. Riverside Palace luôn là nơi được các doanh nghiệp đặt niềm tin trong các sự kiện lớn và mang lại trải nghiệm hài lòng cho khách mời tham gia tại sự kiện.

 Riverside Palace

>>>Xem thêm: Địa điểm tổ chức hội nghị – Riverside Palace 

3. Chuẩn bị phương án xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ

Cho dù bạn đã chuẩn bị cho một kế hoạch hoàn hảo đến đâu thì cũng không thể tránh khỏi những rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. Và việc của bạn là chuẩn bị các phương án xử lý trước để giảm ảnh hưởng của rủi ro đến mức đáng kể. 

4. Dự trù chi phí phát sinh cho sự kiện

Bất kỳ sự kiện nào cũng có một danh sách những thứ cần phải chi trả, và với vai trò là một chủ doanh nghiệp, bạn luôn mong muốn mang lại một sự kiện hoàn hảo và hoành tráng nhất với chi phí tối ưu. Tuy nhiên, trong suốt quá trình diễn ra sự kiện sẽ có những chi phí phát sinh thêm nên bạn cần phải chuẩn bị một khoản dự trù, chi phí dự trù thường rơi vào 10% trên tổng chi phí của sự kiện.

Dự trù chi phí cho sự kiện để đảm bảo không thiếu hụt ngân sách trong quá trình diễn ra

5. Thiết kế trải nghiệm sự kiện mới mẻ và tạo sự thu hút cho người tham dự

Tổ chức các hoạt động thu hút khách mời

Quy trình thường thấy của mỗi sự kiện sẽ bao gồm hoạt động đón khách, văn nghệ, phần diễn thuyết và cuối cùng là dùng tiệc. Để giảm bớt sự nhàm chán và tăng độ đặc sắc cho không khí sự kiện, bạn có thể thêm vào kịch bản một số tiết mục như tổ chức trò chơi cho khách hàng, bốc thăm trúng thưởng, văn nghệ với nhiều hình thức khác nhau.

Trải nghiệm khách hàng cần được thiết kế xuyên suốt trong toàn bộ sự kiện, bao gồm thiết kế nhận diện sự kiện, trang trí sự kiện, các hoạt động trải nghiệm tại chỗ, quà tặng sự kiện,… Nhà tổ chức cũng có thể thiết kế trải nghiệm sự kiện kết hợp ứng dụng với những công nghệ mới như 3D mapping, thực tế ảo, thực tế tăng cường, … để tạo nên sự mới lạ và thu hút.

Riverside palace – Trung tâm hội nghị uy tín tại tphcm

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực và đảm nhận nhiều sự kiện cho các đối tác lớn trong nước, Riverside với đội ngũ nhân viên và dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp luôn mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn thêm về những yếu tố cần thiết cho một hội nghị hoàn hảo.

Trên đây là toàn bộ những lưu ý mà các chủ doanh nghiệp cần quan tâm trước khi chuẩn bị cho một sự kiện nào đó tại trung tâm hội nghị cho công ty của mình. Việc tính toán cẩn thận những sự cố có thể xảy ra sẽ giúp sự kiện diễn ra hoàn hảo hơn, đem lại ấn tượng tốt cho khách hàng và đối tác, nâng cao hình ảnh thương hiệu trên thị trường chung.