Việc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp sẽ là một trong những yếu tố góp phần thành công cho buổi hội nghị của bạn. Vì vậy, bạn cần phải luôn cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra quyết định. Dưới đây sẽ là những thông tin cũng như một vài lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị. Cùng theo dõi bài viết nhé.

Vị trí tổ chức thuận lợi, di chuyển dễ dàng 

Bạn nên đi khảo sát ở nhiều địa điểm, cân nhắc đến vị trí địa lý sao cho vừa thuận lợi trong quá trình tổ chức hội nghị vừa thuận tiện cho khách mời trong việc di chuyển cũng như tìm kiếm địa điểm. Địa điểm có vị trí tổ chức hợp lý sẽ là yếu tố đảm bảo số lượng khách mời đến tham dự hội nghị của bạn. 

Nên lựa chọn vị trí tổ chức thuận lợi, di chuyển dễ dàng

Dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức hội nghị

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn cần lưu ý đến dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm, khu vực xung quanh sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan chung về khu vực diễn ra hội nghị, đồng thời có thể dễ dàng chủ động khi xử lí những tình huống phát sinh có thể xảy ra trong quá trình sự kiện diễn ra. 

Không gian địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô sự kiện

Với tính chất của buổi hội nghị, không gian tổ chức đòi hỏi phải được chỉn chu nhất vì điều này sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách mời tham dự hội nghị. Vì vậy, khi khảo sát bạn cần chú ý đến sảnh đón khách, sảnh tiệc, hàng lang và một số khu vực liên quan,…

Điều quan trọng bạn cần quan tâm đầu tiên chính là không gian của sảnh phải vừa đủ với số lượng khách tham dự để đảm bảo được sự thoải mái cho khách mời đồng thời sẽ giúp không gian hội nghị không bị loãng. Bên cạnh đó, việc bố trí bàn ghế cũng phải đảm bảo cho khách mời di chuyển dễ dàng. 

Không gian tổ chức phù hợp quy mô buổi hội nghị 

Lựa chọn địa điểm phù hợp với ngân sách

Bạn nên lựa chọn địa điểm phù hợp với chi phí mà bạn đã đặt ra lúc bạn đầu. Lời khuyên là bạn nên dành nhiều thời gian cho việc khảo sát địa điểm tổ chức để có thể tìm được địa điểm phù hợp vừa đáp ứng đủ nhu cầu tổ chức vừa có mức phí hợp lý cho ngân sách của bạn. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mức ngân sách đã được đặt ra

Nếu buổi hội nghị của bạn có quy mô lớn với nhiều hạng mục liên quan đến địa điểm tổ chức thì bạn có thể tìm đến các đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, có kinh nghiệm để được tư vấn về địa điểm cũng như thỏa thuận mức giá hợp lý nhất.

Khảo sát các dịch vụ đi kèm

Khi bạn đi khảo sát bạn cần quan tâm đến chất lượng âm thanh ánh sáng. Âm thanh ánh sáng là yếu tố quan trọng nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của buổi hội nghị. Vì vậy, việc kiểm tra các dụng cụ từ sân khấu, âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, thiết bị trình chiếu, màn hình LED,.. là điều bạn cần làm để đảm bảo quá trình diễn ra sự kiện hội nghị được suôn sẻ và thành công. 

Kiểm tra chất lượng các trang thiết bị 

Tại sự kiện hội nghị thông thường sẽ có tiệc trà trong khoảng thời gian nghỉ giải lao. Thế nên, bạn cần kiểm tra địa điểm tổ chức có các loại bàn nào, món ăn và thức uống có phù hợp hay không. Bên cạnh đó, phong cách nhân viên phục vụ của nhà hàng cũng là điều bạn nên cân nhắc và đánh giá. 

Mức độ an toàn của khách mời

Để đảm bảo an toàn cho khách mời khi đến tham dự hội nghị. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị bạn cần quan tâm cân nhắc đến các công tác chữa cháy khi có sự cố hỏa hoạn, cửa thoát hiểm, vật dụng phòng cháy,.. Bên cạnh đó, xem xét địa điểm lựa chọn có đồn công an, bệnh viện, trạm xá để phòng các tình huống khẩn cấp. 

Trên đây là những chia sẻ và một vài lưu ý cho doanh nghiệp khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị. Mong rằng với những thông tin trên có thể sẽ giúp bạn tìm được địa điểm tổ chức phù hợp nhất.