Hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên của mỗi doanh nghiệp, công ty. Để tổ chức suôn sẻ và thành công buổi hội nghị này, phía doanh nghiệp cần phải nắm rõ và tuân thủ những quy định của pháp luật. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mang đến bạn những thông tin liên quan đến các quy định khi tổ chức hội nghị mà các doanh nghiệp cần lưu ý, hãy tham khảo nhé!

Hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên

Hội nghị khách hàng là gì?

Trước khi đi sâu vào những quy định khi tổ chức, chúng ta cần hiểu rõ về khái niệm của hội nghị dành cho khách hàng. Sự kiện này còn có tên gọi khác đó là tri ân khách hàng. Đây là dịp để doanh nghiệp trao đổi, giao lưu và lắng nghe những ý kiến đóng góp của khách hàng, qua đó có những phương hướng hoàn thiện chất lượng cho từng sản phẩm, dịch vụ của mình. Bên cạnh đó, hội nghị còn tạo điều kiện để doanh nghiệp thể hiện sự tri ân dành tặng cho những khách hàng đã luôn ủng hộ và tin tưởng công ty. Ngoài ra, sự kiện còn là nơi để doanh nghiệp thu hút những khách hàng tiềm năng. Đây cũng là dịp để khách hàng nhận được những thông tin cụ thể, chuyên sâu về sản phẩm, dịch vụ và còn có cơ hội nhận được những món quà, phiếu ưu đãi từ phía nhà tổ chức. 

>> Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị đầy đủ, chuyên nghiệp?

Những quy định về tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần biết

Xin cấp phép

Tri ân khách hàng là sự kiện có quy mô và số lượng khách tham dự tương đối lớn. Nội dung được truyền tải của buổi hội nghị sẽ hướng đến một vấn đề được thảo luận, có tác động đến quan điểm và cách nhìn nhận của người tham dự. Do đó, để tránh những tư tưởng lễ giao phi pháp hay truyền tải những thông tin sai lệch với quy chuẩn của pháp luật, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép từ phía cơ quan có trách nhiệm về lĩnh vực này. 

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn

Cần phải xin giấy phép khi tổ chức hội nghị

Hồ sơ xin cấp phép của hội nghị 

Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp muốn tổ chức hội nghị cần chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép bao gồm những loại giấy tờ cơ bản sau đây:

• Tờ đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị cho khách hàng
• Mục đích của chương trình
• Chủ đề, thông điệp truyền tải và nội dung chính
• Địa điểm, thời gian tiến hành buổi hội nghị
• Thành phần tham dự của buổi hội nghị (số lượng, danh sách khách mời, đại biểu, người thuyết trình trong hội nghị,…)
• Các loại giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của doanh nghiệp

Với trường hợp nếu đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị là doanh nghiệp có yếu tố liên quan đến nước ngoài thì cần bổ sung những thông tin và giấy chứng nhận liên quan. Hay những buổi hội nghị về lĩnh vực du học thì doanh nghiệp cũng cần có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong lĩnh vực này cũng như các thông tin khác như học bổng du học, trường lớp, chương trình đào tạo,… 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện

Những cơ quan có thẩm quyền cấp phép

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ và hồ sơ cần thiết nêu trên, doanh nghiệp cần nộp hết những giấy tờ này đến đúng cơ quan thẩm quyền để được xin giấy cấp phép tổ chức sự kiện. Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền rất quan trọng vì nó sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết các thủ tục về cấp phép tổ chức hội nghị, từ đó có thể triển khai kịp thời các kế hoạch tổ chức và đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Theo đó, những cơ quan có thẩm quyền sẽ bao gồm:

• Với hồ sơ về việc xin cấp phép tổ chức hội nghị cho khách hàng cho những doanh nghiệp trong nước, các loại giấy tờ sẽ được nộp tại sở ngoại vụ
• Với hồ sơ về về việc xin cấp phép tổ chức hội nghị cho khách hàng cho những doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì sẽ nộp tại sở thông tin truyền thông

>> Xem thêm: Metropole – địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất

Cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền để nộp hồ sơ xin cấp phép

Trên đây là những quy định về việc tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần tìm hiểu để có thể tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hợp pháp. Ngoài ra, để đảm bảo mọi quy trình tổ chức được diễn ra thuận lợi hãy chọn đúng đơn vị tổ chức uy tín để đội ngũ nhân viên có hiểu biết lớn sẽ hỗ trợ bạn những yêu cầu cần thiết nhé!